Dampak Pemanfaatan Aplikasi Pembayaran Gaji bagi Perusahaan5 min read

Bagi perusahaan dengan skala besar, mengurus perhitungan gaji karyawan dengan nominal yang berbeda-beda cukup memakan waktu dan tenaga. Untuk membuat proses kerja yang lebih efisien, kini telah hadir aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda membayarkan gaji karyawan secara efektif, tercatat dalam keuangan perusahaan, serta rapi dan terintegrasi.

Pentingnya pembayaran gaji tepat waktu

Selain perusahaan perlu mengeluarkan slip gaji, membayar gaji karyawan tepat waktu adalah kewajiban yang tidak kalah penting dan harus dipenuhi oleh perusahaan. Membayar karyawan secara tidak teratur – baik lebih cepat maupun terlambat akan berdampak pada pencatatan keuangan perusahaan Anda, dan juga bagaimana karyawan memandang perusahaan Anda.

Tidak dapat dipungkiri bahwa gaji yang diterima membantu para karyawan untuk menopang kehidupan dan mencukupi kebutuhan sehari-hari. Membayarkan gaji karyawan tidak tepat waktu, atau terlambat dari tanggal yang sudah ditentukan sebelumnya akan berdampak langsung kepada kehidupan karyawan Anda dan ada kemungkinan berpengaruh kepada produktivitas dan kesetiaan mereka kepada perusahaan Anda.

Perihal keterlambatan gaji pun  telah diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 78 Tahun 2015. Dimana perusahaan wajib membayarkan upah karyawan sesuai tanggal waktu yang disepakati berdasarkan perjanjian kerja. Kemudian pada pasal 55 juga dituliskan sanksi berupa denda bagi perusahaan yang telat membayar gaji karyawan, adapun sanksi yang dimaksud adalah:

  1. Perusahaan yang terlambat membayar gaji di hari keempat sampai hari kedelapan dikenakan denda telat bayar gaji sebesar 5% dari gaji yang akan dibayarkan.
  2. Jika terlambat membayar gaji karyawan lebih dari delapan hari, dikenakan denda tambahan sebesar 1% untuk setiap hari keterlambatan dengan ketentuan satu bulan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya dibayarkan
  3. Keterlambatan lebih dari satu bulan dikenakan denda keterlambatan sesuai dengan kedua poin di atas, ditambah bunga sebesar suku bunga yang berlaku pada bank pemerintah.

Contoh Aplikasi Pembayaran Gaji

Banyak software payroll yang bisa Anda gunakan baik berbasis aplikasi maupun website. Berikut beberapa software payroll yang bisa Anda coba gunakan di perusahaan Anda:

HRTrack

Software payroll ini berbasis web gratis dan bisa digunakan untuk perusahaan berskala kecil dengan karyawan berjumlah 10 orang atau kurang. Tidak hanya untuk membayarkan gaji karyawan, software ini juga bisa memonitor pelatihan, performa, dan bonus yang didapatkan karyawan. Software yang dibuat di Kanada ini terintegrasi dengan kalender Microsoft Outlook sehingga cocok jika perusahaan Anda menggunakan Outlook.

Wave

Wave merupakan software berbasis web yang bisa digunakan untuk menggaji karyawan baik mingguan, bulanan, atau semi bulanan. Sehingga, software ini cocok digunakan untuk perusahaan kecil menengah atau bagi freelancers. Wave bisa membantu karyawan untuk mencetak dokumen atau slip gaji sendiri untuk pembayaran pajak atau informasi perbankan jika diperlukan.

Xero

Xero merupakan aplikasi payroll yang didirikan di Selandia Baru dan telah digunakan di 180 negara. Cocok digunakan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, Xero bisa membantu mempermudah pembayaran gaji bulanan dengan keamanan yang terjamin. Hal ini dikarenakan Xero memiliki otentikasi berlapis untuk mencegah adanya penipuan. Selain itu, Xero juga mencatat pengeluaran perusahaan sehingga akan lebih mudah bagi perusahaan untuk melihat cashflow.

Talenta by Mekari

Aplikasi payroll Talenta memberikan berbagai keuntungan seperti perhitungan payroll otomatis sehingga menghilangkan risiko terjadi kesalahan perhitungan pajak dan faktor lainnya. Memberikan laporan terkait payroll sehingga memudahkan perencanaan dan budgeting payroll. Talenta juga bisa melakukan transfer gaji karyawan dengan fleksibel dan bebas biaya administrasi dari berbagai bank.

Mengetahui aplikasi pembayaran gaji yang tepat untuk perusahaan Anda

Memilih aplikasi gaji karyawan atau software payroll sebaiknya disesuaikan juga dengan kebutuhan perusahaan Anda. Terlebih, jika software atau aplikasi tersebut berbayar. Berikut adalah faktor yang sebaiknya dijadikan pertimbangan Anda dalam memilih software payroll:

Menentukan kebutuhan payroll

Tentukan kriteria apa saja yang ingin terpenuhi dari software payroll yang nantinya akan dipilih. Seperti fitur, harga, kemudahan dalam menggunakan, dan daya tahan.

Menentukan tingkat kemampuan analisis aplikasi gaji karyawan yang dibutuhkan

Jika Anda perlu data analisis seperti biaya gaji yang ada di berbagai departemen atau menetapkan biaya gaji ke sumber biaya terpisah dalam perusahaan, sebaiknya Anda mencari software payroll yang bisa memberikan laporan yang akurat seperti ringkasan dari gaji, pengurangan dan kontribusi, kewajiban pajak, ringkasan upah dan pajak, dan laporan keuangan lainnya.

Melakukan research dan mencoba fitur dari aplikasi gaji karyawan

Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan Anda, sebaiknya Anda mencoba langsung atau melakukan trial dari beberapa software terpilih. Lakukan evaluasi terhadap beberapa fitur utama dan fitur tambahan yang ditawarkan. Langkah ini dapat menentukan software yang paling sesuai untuk bisnis Anda, memberikan kemudahan, dan keakuratan dalam pembayaran gaji.

Bagaimana Teknologi HR Menguntungkan Perusahaan?

Memilih teknologi HR yang tepat dapat menguntungkan perusahaan Anda, terlebih jika Anda memiliki rencana untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih besar dan mempekerjakan lebih banyak karyawan di waktu mendatang. 

Teknologi HR bisa membantu Anda untuk menganalisis mulai dari proses rekrutmen, menganalisis bagaimana performa karyawan Anda, meminimalisir data yang hilang atau duplikasi data, dan memberikan kemudahan tim HR dalam hal-hal administratif sehingga bisa lebih fokus untuk melakukan perencanaan strategi dalam memilih calon karyawan dengan skill yang sesuai untuk perusahaan Anda.

Memanfaatkan teknologi di zaman modern dapat mempermudah Anda sebagai pemilik perusahaan, tim HR, dan karyawan Anda. Sehingga, perusahaan Anda bisa lebih berfokus untuk berkembang dan tidak terhambat dengan pekerjaan administratif yang seringkali banyak memakan waktu.


Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda. Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.