Mitigasi Risiko dengan Strategi Manajemen Perubahan6 min read

Mitigasi Risiko dengan Persiapan Manajemen Perubahan
Courtesy of Unsplash

Manajemen perubahan atau change management menjadi elemen penting untuk mengelola risiko dan kesempatan yang mungkin hadir dalam perubahan. 

Dalam dua tahun ke belakang, dunia bisnis dihantam oleh situasi pandemi yang mengubah proses bisnis. Mungkin, tiga bulan setelah virus ini pertama ditemukan kita masih berharap situasi akan kembali normal. Hari ini, hampir dua tahun kemudian nyatanya kita mesti berdamai dengan lanskap dan proses bisnis yang mungkin sudah sepenuhnya berubah. 

Perubahan dalam bisnis adalah keniscayaan. Bisa jadi merupakan risiko, namun juga bisa menjadi peluang yang menguntungkan bagi bisnis dengan pengelolaan yang tepat. 

Lalu bagaimana membuat dan mengelola perubahan dalam bisnis?

Definisi manajemen perubahan

Manajemen perubahan adalah upaya sistematis yang dilakukan untuk memperkecil dampak dari perubahan. Dalam hal ini, manajemen perubahan dilakukan untuk mengelola akibat adanya perubahan, baik internal maupun eksternal, dengan menerapkan pendekatan manajemen

Beberapa pendekatan manajemen yang digunakan adalah perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi dan kontrol. Tujuan dari penerapan manajemen perubahan adalah menghasilkan solusi dan meminimalisir dampak merugikan dari perubahan itu sendiri. Lebih dari itu, dengan adanya strategi dan manajemen yang baik, perubahan bisa diubah menjadi peluang bagi pertumbuhan perusahaan. 

Manajemen perubahan adalah suatu proses yang dibuat secara sistematis dalam menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam mempengaruhi perubahan pada mereka yang terkena dampak dari proses tersebut. Wibowo (2012)

4 faktor penting

Harvard Business Review (HBR) menyebut ada empat faktor yang sangat berpengaruh pada kesuksesan program manajemen perubahan yang dilakukan. Manajer dan eksekutif bahkan bisa memprediksi kegagalan atau kesuksesan manajemen perubahan yang dilakukan dari beberapa faktor berikut ini. 

Untuk lebih mudahnya, HBR menyingkat keempat faktor ini menjadi DICE:

Durasi 

Perusahaan kadang mengkhawatirkan keberhasilan perubahan dari waktu, jika program jangka panjang memiliki kecenderungan gagal yang lebih tinggi. Namun demikian, sebuah studi yang dilakukan oleh HBR menyebut bahwa program jangka panjang yang dievaluasi berkala memiliki kemungkinan berhasil lebih tinggi dibandingkan program jangka pendek yang tidak dievaluasi. 

Hal ini menunjukkan terkait durasi, yang paling penting adalah evaluasi. Dari evaluasi berkala, bisa terukur perkembangan dari transformasi. Perusahaan mesti menjadwalkan evaluasi berkala untuk memastikan transformasi bisa berjalan sesuai dengan harapan. 

Integritas

Di dunia yang ideal, dengan adanya integritas dari semua anggota tim maka manajemen perubahan yang direncanakan bisa teraktualisasi dengan baik. Namun demikian, tidak semua perusahaan menghadapi situasi sempurna ini.

Lebih sering, setiap karyawan yang terlibat haru bekerja ekstra untuk memastikan pekerjaan harian maupun agenda dalam manajemen perubahan ini terealisasi. Artinya, integritas yang dibutuhkan untuk melaksanakan manajemen perubahan ini adalah kesediaan untuk bekerja ekstra, di luar pekerjaan sehari-hari. 

Hal ini dikarenakan dalam menjalankan manajemen perubahan, karyawan atau staf adalah elemen yang sangat terdampak. Perubahan hampir pasti menimbulkan perbedaan dengan peran mereka sehari-hari sehingga di waktu antara ini mereka harus menyeimbangkan keduanya. 

Komitmen

Komitmen memegang peranan penting dalam pelaksanaan manajemen perubahan. Dua aktor kunci yang harus dipegang komitmennya, pertama eksekutif yang paling berpengaruh dan anggota tim yang paling terdampak.

Komitmen dan dukungan dari eksekutif menjadi faktor krusial yang mendorong program bisa diimplementasikan. Sering kali, tanpa ada dukungan dari eksekutif, anggota tim yang lain cenderung enggan untuk berubah. 

Demikian juga, komitmen dan antusiasme dari anggota tim yang terdampak langsung sangat penting. Contohnya, dalam merespons pandemi lalu beberapa perusahaan merampingkan organisasinya sehingga bagi karyawan yang ada mesti melakukan back-up pekerjaan yang ditinggalkan. Tanpa kesediaan dan komitmen dari mereka, perubahan tidak bisa terjadi. 

Upaya 

Terkadang yang tidak disadari adalah perubahan membutuhkan upaya lebih dari semua anggota tim. Upaya yang dibutuhkan ini, di luar dari tanggung jawab sehari-hari mereka. Hal ini yang perlu diperhitungkan oleh tim yang menangani manajemen perubahan. 

Idealnya, jika ada perubahan, tambahan pekerjaan yang diberikan kepada masing-masing karyawan setiap harinya tidak lebih dari 10%. Lebih dari angka ini, kemungkinan antusiasme dan upaya dari anggota tim akan menurun sehingga peluang berhasilnya menjadi lebih kecil. 

Menimbang dari keseluruhan aspek di atas, perusahaan bisa memberikan skor kesiapan baik dari durasi, integritas, komitmen dan juga upaya. 

5 langkah strategis menerapkan perubahan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, manajemen perubahan mengikuti prinsip dasar manajemen. Prinsip dasar manajemen yang diterapkan adalah persiapan, membuat visi dan rencana, implementasi, internalisasi perubahan dan evaluasi. 

Persiapan manajemen perubahan

Perubahan di organisasi membutuhkan persiapan baik secara kultural maupun logistik. Di antara keduanya, persiapan kultural adalah yang harus menjadi perhatian pertama. 

Di tahap preparasi kultural, manajer perlu melakukan sosialisasi tentang pentingnya perubahan ini dilakukan. Hal ini akan meningkatkan kesadaran tentang tantangan, perubahan atau mungkin tambahan beban pekerjaan selama proses nanti. 

Preparasi juga mempersiapkan dukungan dan kepercayaan anggota tim pada perubahan yang akan terjadi nanti. 

Membuat visi dan rencana

Beberapa pertanyaan yang bisa membantu melewati tahap ini:

  • Apa tujuan dari perubahan ini untuk perkembangan perusahaan?
  • Bagaimana cara mengukur keberhasilan dari perubahan ini? Apa metrik yang akan digunakan?
  • Siapa yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses ini? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikannya?
  • Sejauh mana perubahan ini akan berdampak? Apa saja aksi yang dibutuhkan untuk mewujudkan perubahan yang diinginkan?

Dalam proses ini, penting juga untuk mengidentifikasi tantangan-tantangan yang mungkin dihadapi dalam proses pelaksanaan sehingga dapat dicegah. 

Implementasi perubahan

Setelah rencana matang, maka inilah saatnya untuk aksi nyata. 

Di proses ini, manajer yang bertanggung jawab untuk mengawal prosesnya. Manajer juga berperan untuk memastikan anggota timnya melakukan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perubahan. 

Kunci di tahap ini adalah komunikasi yang berkala dan berkelanjutan. Salah satu tujuannya adalah mengingatkan anggota tim pentingnya perubahan ini terjadi. 

Internalisasi ke dalam budaya perusahaan dan praktik

Perubahan apa pun baik itu, struktur, budaya, SOP, memerlukan waktu untuk menjadi terbiasa dan terinternalisasi. Hal ini membutuhkan waktu dan juga evaluasi secara berkala. 

Diharapkan dengan adanya evaluasi dan upaya berkelanjutan, peluang keberhasilan program jadi lebih tinggi. Salah satu yang bisa dilakukan adalah menambahkan insentif atau hukuman untuk membuat proses internalisasi berjalan dengan lebih mulus. 

Evaluasi perkembangan dan analisis hasil

Ketika program sudah selesai sesuai linimasa yang dibuat di awal, bukan berarti sudah selesai sepenuhnya. Di akhir, tetap diperlukan evaluasi dan analisis hasil. 

Di tahap ini beberapa pertanyaan yang bisa menjadi panduan adalah

  • Apakah tujuan sudah tercapai?
  • Apakah keberhasilan ini dapat direplikasi?
  • Jika program tidak berhasil, apa sebabnya?

Artikel di atas dipersembahkan oleh Glints for Employers, mitra rekrutmen terpercaya untuk startup dan perusahaan di Asia Tenggara dan Taiwan. Lebih cepat dan hemat, pakar kami yang dibekali dengan teknologi siap membantu Anda terhubung dengan talenta terbaik di sekitar Anda. Temukan layanan lengkap kami untuk mulai membangun tim yang berkualitas hari ini.